¿Quién no ha dicho o ha oído alguna vez?: “Me he comprometido a tenerlo para tal fecha”, “El consejero se ha comprometido a tenerlo resuelto para este día”, “No podemos perder el contrato y lo tendremos para ese día”, “La compañía ha firmado el contrato y la fecha nos obliga……, ¿qué necesitas?, pide lo que sea”. Esto en principio debería ser normal, ¿no?.

Pues bien, yo me he encontrado más de tres veces con dos situaciones que se repiten:

1- “Ese día” o fecha comprometida está tan cerca que la planificación ya nace condenada a no cumplirse. Es un imposible (y no es una cuestión de recursos aunque quien ha impuesto la fecha no lo ve así, cree firmemente que con los recursos suficientes seríamos capaces de vender ordenadores cuánticos el mes que viene, o ir a Marte la semana próxima). El director del proyecto sólo puede aferrarse a “ese día” y presionar, empujar, suplicar a los departamentos que tienen que hacer el trabajo para que entren en plazo. No se puede.
2- A priori, podríamos llegar en fecha con recursos competentes disponibles. Pero o bien no están disponibles (ni lo estarán) o cuando la organización se moviliza para incorporarlos ya estamos en la situación del punto 1.

¿Cómo actuar?. Pues depende mucho de la cultura de la empresa y de si eres tú quien ha impuesto la fecha o si eres a quien le han impuesto la fecha y tiene que ejecutar el trabajo:

Si eres tú quien ha impuesto la fecha y

en tu empresa el primer reflejo ante un problema es buscar al responsable y castigarlo: Será muy difícil que alguien te haga ver que estás en un error y que vais directos al fracaso. ¿Porqué? Por miedo. Los trabajadores (incluso tus consejeros) tienen grabado en el subconsciente que tú no vas a reconocer el error. Explicarás que llegar en fecha es completamente posible y que la situación financiera, los accionistas, los clientes, tu jefe y quién sabe qué otros motivos te “obligan”. Acto seguido, dado que hay un problema y tú no eres responsable, buscarás quién es….

en tu empresa el primer reflejo ante un problema es analizar qué ha fallado y mejorar el sistema o la organización: Aún hay esperanza. Alguno de tus consejeros o colaboradores te hará ver que no vais a llegar y podrás establecer un plan de contingencia y mejora organizativa. Quizá para este proyecto ya sea tarde pero seguramente en el próximo no os pasará lo mismo.

Si es a ti a quien han impuesto la fecha y

tienes que ejecutar el trabajo, ponte manos a la obra y que te vean. Por evidente que te pueda parecer la imposibilidad, no desesperes, elabora tu mejor plan de acción, explica cuáles son tus necesidades, dónde están las dificultades y cuáles son los riesgos.

A partir de aquí, depende de la cultura de tu empresa:

1- En tu empresa el primer reflejo ante un problema es buscar al responsable y castigarlo: Como supongo que necesitarás el trabajo, mi consejo es que nunca digas que es imposible (por evidente que sea). Presenta tu plan y espera. Con un poco de suerte no serás el responsable…

2- En tu empresa el primer reflejo ante un problema es analizar qué ha fallado y mejorar el sistema o la organización. Presenta tu plan indicando desde el principio la altísima probabilidad de incumplimiento, tu plan les servirá para conocer los límites de la organización y cómo mejorarla.

 

Para conocer la intenciones de esta serie de artículos entre en Sobre Planificaciones y Proyectos: Intenciones